Promodoro Tekniği- Gün boyunca odaklı olmak (Çeviri)

Üretkenliğinizin bir günden diğerine değişkenlik gösterdiğini mi düşünüyorsunuz? Bazı günler işleri çabucak hallederken bazı günler çok zaman harcayıp hiçbir şey yapmamışsınız gibi mi geliyor size?

Uzun ve yoğun çalışmanın üretkenliği arttırdığı gibi bir yanlış inanış vardır. 2008 yılında İllinois Universitesi’nin yaptığı bir çalışmada uzun saatler masa başına bağlı kalmanın üretkenliği azalttığı ancak muntazam ve kısa araların ise odaklı ve enerjik olmaya yardımcı olduğu ortaya çıkarılmış.
Dahası birçok çalışma uzun zaman masa başında oturmanın sağlık açısından da sakınalı olduğunu söylemektedir.  Aynı zamanda uzun zaman aralıklarında hareketsiz kalmak obezite, kalp hastalıkları, kanser şeker ve hepsinin ötesinde ölüm riski ile ilişkisi vardır, ancak uzmanlar bu risklerin çeşitli egzersizlerle giderilebileceğini söylemektedirler.

İsveçli spor bilimcisi Dr.Erin Ekblom-Bak 2010 da bir makale yayınlayıp egzersizlerin sağlık için vazgeçilmezi olduğu ancak sürekli olarak masa başında vereceğiniz bu aralıkların sağlık riskini azalttığını göstermiş. 

Makale Promodoro tekniğine dayanıyor. Bu basit yöntem, günlük programınızın içine kısa düzenli aralıkları almanız konusunda sizi cesaretlendiriyor ve üretkenliğinizi arttırıp sağlığınızı koruyor.
Öneri hakkında
Promodoro yöntemi Francesco Cirillo tarafından 1980 de geliştirilmiş. Aynı adlı en çok satan kitabı 2013 düzeltilerek yeniden basılmış.
Promodoro İtalyanca domates demek. İşinizi 25 dakikalık bölümlere ayırmakla başlıyorsunuz. Cirillo üniversite öğrencisiyken zamanını ayarlamak üzere domates şeklinde bir mutfak saatinden yararlanırmış ve yöntem de ismini buradan alıyor.
İlk, bu kadar çok ara verilmesine insiyaki olarak karşı çıkılıyor ama araştırmalar tekrar işe dönücldüğünce bunun odaklanmayı arttırdığını göstermiş.

Promodoro Tekniğinin Kullanımı

Promodoro tekniğini kullanmak üzere aşağıdaki tekniği kullanınız;

Adım 1: Programınızı kontrol edin

Birinci adım programı kontrol etmek. Yapacaklar listesine ya da aksiyon programınıza göz atın ve bugün ne yapmaya ihtiyacınız olduğunu düşünün.
Her bir işin ne kadar zamanınızı alacağını tahmin etmeye çalışın, ya da diğer bir değişle kaç tane Promodori ye (25 dakikaya) ihtiyacınız olduğunu hesaplayınız. Şimdi görevlerinizi zamanlayın ki gün içindeki diğer yükümlülüklerinize de uysun.
Aynı zamanda araları da planlayın: Her bir bölüm tamamlandıktan sonra 5 dakika ara ve büyük görev tamamlanınca 20- 30 dakikalık bir ara ( ya da 4 promodori sonrası)
Not:
Cirillo 25 dakikalık aralıkları öneriyor ancak siz istediğiniz aralıkları deneyimleyebilirsiniz. (Bunu biyolojik döngünüzün-günlük ritim-  size ne dediğini izleyerek dinlenmeden önce 90-120 dakika odaklanabilirsiniz. Dr Ekblom- Bak sağlık açısından kişilerin her 45 dakikada bir ara vermelerini öneriyor.

Adım 2 :Zamanınızı ayarlayın

İşe başlamadan önce ihtiyacınız olan şeyleri hazır ettiğinizden emin olun. Uygun olan zamanı ayarlayın, burada 25 dakika diyelim.
Mutfak saati ( meslektaşlarınızı sesi ile rahatsız etmeyecekse) yada günümüzde akılı telefonlar kullanılabilir.
Başlarken sadece o işle ilgileneceğiniz ile ilgili kendinize söz verin ve odaklanmak için kısıtlı bir zamanınız olduğunu unutmayın. Aralarda ise telefonunuzu acın ve arkadaşlarınızla sohbet edin.
Bunları aklınızda tutarak başlamadan önce bölünmeleri minimuma indirin.
Ofis kapısını kapatın, telefonları e mail uyarıcılarını kapatın ve arkadaşlarınıza bölünmek istemediğinizi söyleyin.

Adım 3: Sadece bu iş üzerinde çalışın sadece o iş.

Çalışma bölümü boyunca tüm dikkatinizi bu işe verin.
Aklınızın diğer yapacaklarınızla ilgili düşüncelerle bölünmesine izin vermeyin.  Bunları daha sonra ilgilenmek üzere bir not kağıdına yazın. Eğer çok gerekli ise programınızın bundan sonraki bölümünü buna göre değiştirebilirsiniz ama şimdilik üzerinde olduğunuz bölüme sadık kalın.
Eğer vaktiniz tahmininizden önce biterse, günlük işler ya da kısa görevler için bu zamanı kullanın. Bu işi yapmak kaç promodoro alıyor onu bir kenara not etmek, daha sonraki planlamalar için iyi olabilir, ya da zaman geçtikçe üretkenlik seviyenizi ölçerken kullanırsınız.

4. Adım: Kısa bir ara verin

Zamanınız dolunca 5 dakikalık ara verin. Akışta bile olsanız bunu yapmalısınız çünkü bu zamanlar sizin dinlenmeniz ve yeniden şarj olmanız içindir.
Bu zaman kaybı gibi gelse de üretkenlik seviyenizi arttırıp enerji depolamanızı sağladığı için çok daha yapıcıdır. Cirillo enerji seviyelerinin zamandan çok daha önemli olduğunu iddia ediyor. Promodoro yaklaşımı enerji sağlayarak çalışmaya dayanıyor böylece düşük konsantrasyondayken zaman ziyanının önüne geçiyor.
Üst seviyede bu aralardan faydalanmanın yolu masanızda ayrılmak. Ortada dolaşmak yürüyüş yapmak ya da minik egzersizler yapmak. Kahve yapıp, su içtiğinizde yandaki odada dağınıklığı topladığınızda bile, bu aktiviteler sizi kaslarınızın hareketsiz durumunda ortaya çıkan sağlık problemlerinden koruyor.
Ara verdiğinizde devam etmeniz gerekliliğini düşünmeyin. Bu ara sizin beyninizin öğrendiklerini sindirme zamanıdır. Düşünce gerektiren çok fazla şey yapmayın.
Ayrıca verdiğiniz arada sosyal medyayı yakalamak, e maillere bakmak ya da web de gezinmek dürtünüze karşı koyun. ABD de yetişkinlerin %70 inin elektronik aletlere çok fazla bakmaktan ötürü zorlandığı tespit edilmiş. Masanızı toplamak yerine, meditasyon yapın, bazı kağıtları yırtın ya da başka bir takım arkadaşınızla sohbet edin. Evden çalışıyorsanız çamaşır makinenize biraz çamaşır atabilirsiniz.

Adım 5:Göreve devam edin ve daha uzun ara yapın

Ara bitince yeniden saatinizi kurun ve işe devam edin. Promodoribitince 20-3- dakikalık aranızı alın. Yürüyüşe çıkın, sağlıklı yiyecekler bir şeyler atıştırın, öğlen yemeği yiyin ya da kitap okuyun… Sizi masanızda uzaklaştıracak ve zihninizi temizleyecek herhangi bir şey…
Unutmayın burada önemli olan enerji ikmali. Sadece yöntem bunu söylüyor diye 4 promodori sonuna kadar beklemek zorunda değilsiniz, kurallar o kadar taş gibi katı değil.
Bedeninizi dinlemek önemlidir. Eğer zihniniz gezinmeye başlar ya da siz yorgun hissederseniz, bölümün sonuna kadar kendinizi zorlamayın. Unutmayım beden ritminiz doğal olarak 90-120 dakikalık döngüleri takip eder. Sizin göreve başladığınızda beden ritminizin hangi evrede olduğunu bilmek zordur.
Belki de üç promodori sonrası 20 dakika ara ya da beş bölüm sonra 30 dakika ara şeklinde deneyimlemek de isteyebilirsiniz. Sabahları daha uzun konsantre olabilir, öğleden sonra daha sık aralara ihtiyaç duyabilirsiniz. İdeal şablonu bulduktan sonra gün içinde başardıklarınıza bayılacaksınız.

Promodoro Tekniğinin artıları ve eksileri 

Zamanınızı idare etmek için bu Promodoro tekniğin birçok faydası var.
Zamanı bölmek onu daha efektif kullanmaya yarıyor ve ayrıca büyük projelerde bunalmayı önlüyor.
Bölünmeleri minimuma getiriyor, dikkatinizi dağıtacak ve üretkenliğinizi etkileyecek çok görevli çalışma ve ertelemeyi çalışacağınız limitli zamanınız olduğu için azaltıyor. Araştırma, sürekli kısa aralıkların verimlilik seviyenizi arttıran sağlığınıza iyi geldiği, konsantrasyonunuzu geliştirdiğini onaylıyor. Cirillo yöntemin dikkat eksikliği olan kişilere çok daha uygun olduğunu söylüyor.
Kısa aralıklar zihne aldığı bilginin sindirilmesinde yardımcı oluyor, ayrıca birçok fikrin bir araya gelerek “ayma zamanlarına” fırsat tanıyor. Ayrıca kendinizi öğleden sonraları daha az yorgun hissediyorsunuz.
Bir diğer konu da bu yöntem herkese uymayabilir. Bazıları bu kısa zaman aralıklarını ilhamın akışını önlediği için rahatsız edici bulabilir. Ayrıca bu yöntem müşteriler ve diğer çalışanlar tarafından sıkça bölünen iş ortamları için uygun olmayabilir.
Sonuç olarak, promodoro tekniği basit ve uygulaması kolaydır. Zaman tutmaya ve “olabilir” tavrına ihtiyaç vardır. Sağlığınızı ve üretkenliğinizi arttıracaktır. Deneyin ve sizin için işe yarayıp yaramadığını görün.

Not: Mind Tools makalelerinden tercüme edilmiştir.( hiç ara vermemenin utancı ile)